Der Einsatz eines Zeiterfassungssystems ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen seinen Kunden Arbeitszeiten in Rechnung stellt. Das ist v.a. bei Unternehmen der Fall, die im Projektgeschäft oder im Service tätig sind – z.B. Agenturen, IT-Firmen, Architekten oder Ingenieure. Auch für andere Unternehmen ist die Zeiterfassung sehr wichtig. Denn sie ist ein grundlegendes Instrument für die Kalkulation, Abrechnung und das Controlling. Außerdem deckt sie Verbesserungsmöglichkeiten für Prozesse und Ressourcenverteilung auf.
Zeiterfassungssysteme gibt es viele. Aber welches System ist das richtige für Ihr Unternehmen und welche Funktionen muss es bieten? Wir stellen die wichtigsten Auswahlkriterien vor.
Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
Bei der Auswahl des Zeiterfassungssystems sollten einige Kriterien beachtet werden. Die erste Überlegung ist: Welche Art der Zeiterfassung ist am besten für Ihr Unternehmen geeignet?
Für mittelständische bis große Unternehmen – insbesondere im Produktionsbereich – ist die Zeiterfassung mithilfe eines Hardwareterminals ideal.
Auf mobile Zeiterfassungssysteme setzen Unternehmen, die hauptsächlich Mitarbeiter angestellt haben, die auswärts arbeiten. Kleine und mittlere Unternehmen nutzen in der Regel eine Zeiterfassungssoftware ohne Hardware.
Weitere Kriterien, die Sie bei der Einführung von Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen beachten sollten:
- Für wie viele Mitarbeiter kann das Zeiterfassungssystem, für das Sie sich interessieren, genutzt werden? Gerade kostenfreie oder sehr günstige Zeiterfassungsprogramme enthalten Beschränkung der Buchungen pro Tag oder Mitarbeiterzahl.
- Ist das präferierte Zeiterfassungssystem auch einfach zu bedienen – sowohl für die Mitarbeiter, die damit ihre Arbeitszeit erfassen, als auch für die Mitarbeiter in der Personalabteilung, die die erfassten Zeiten verwalten?
- In welchem Verhältnis stehen Investitionskosten und Amortisationszeit? Gute Zeiterfassungssysteme amortisieren sich häufig bereits nach wenigen Monaten.
Weitere Kriterien, die Sie bei der Einführung von Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen beachten sollten:
- Für wie viele Mitarbeiter kann das Zeiterfassungssystem, für das Sie sich interessieren, genutzt werden? Gerade kostenfreie oder sehr günstige Zeiterfassungsprogramme enthalten Beschränkung der Buchungen pro Tag oder Mitarbeiterzahl.
- Ist das präferierte Zeiterfassungssystem auch einfach zu bedienen – sowohl für die Mitarbeiter, die damit ihre Arbeitszeit erfassen, als auch für die Mitarbeiter in der Personalabteilung, die die erfassten Zeiten verwalten?
- In welchem Verhältnis stehen Investitionskosten und Amortisationszeit? Gute Zeiterfassungssysteme amortisieren sich häufig bereits nach wenigen Monaten.
Mit welchen Kosten müssen Sie bei der Einführung von Zeiterfassung rechnen?
Wie viel ein Zeiterfassungssystem kostet, hängt davon ab, für welche Art Sie sich entscheiden. Eine recht teure Variante ist die Zeiterfassung, die früher via Stechuhr erfolgte und heute via Hardwareterminals.
Besonders teuer ist die Zeiterfassung via Fingerprint, da diese Technologie noch relativ neu ist.
Ein ausschließlich softwarebasiertes Zeiterfassungssystem ist um einiges günstiger, da keine Kosten für die Hardware anfallen. Hier zahlen Sie nur für die Lizenzgebühren. Die Höhe der Kosten hängt davon ab, wie viele Rechner mit der Zeiterfassungssoftware ausgestattet werden müssen.
Die kostengünstigste Lösung ist ein webbasiertes Zeiterfassungssystem, da dies nur einmalig auf einem Server installiert werden muss.
Grundsätzlich gilt: Wer die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung plant, sollte sich nicht in erster Linie Gedanken über die Kosten machen, sondern vor allem darüber, was durch die Einführung eingespart werden kann. Selbst wenn die Mitarbeiter nur wenige Minuten am Tag mit der manuellen Zeiterfassung verbringen, spart die Zeiterfassung via Software oder Hardware Tausende von Euro. Und in den meisten Fällen amortisieren sich Arbeitszeiterfassungssysteme in nur wenigen Monaten.
Zeiterfassungssysteme für neue Arbeitszeitmodelle
Smartphones, Tablets, Social Networks, Cloud-Computing – der technologische Fortschritt ermöglicht es Unternehmen, neue Wege einzuschlagen. Die Trends zeichnen sich ab: Technische Entwicklungen befreien die Arbeitswelt von den starren Arbeitszeitmodellen. Die Unternehmensorganisation wird komplett umgestellt.
Die Folge: Einen strukturierten Arbeitstag wird es wohl bald nicht mehr geben. Internetfähige Endgeräte und Cloud-Computing machen das Arbeiten an allen Orten der Welt möglich. Daher die sinnvolle Überlegung, ob Firmensitz und Arbeitsplatz im Unternehmen noch untrennbar zusammengehören. Webbasierte und mobile Arbeitszeiterfassungssysteme machen bereits heute eine unabhängige und flexible Zeiterfassung möglich.
Checkliste: Funktionen eines professionellen Zeiterfassungssystems
Bei der Auswahl des passenden Zeiterfassungssystems für Ihr Unternehmen sollten Sie unbedingt darauf achten, dass es mindestens folgende Funktionen bietet.
Zeiterfassung
- Erfassung von Ist-/Soll- und Gleitzeiten
- Berechnung von Gleitzeitzuschlägen
- Variable Einrichtung von Kernzeiten
- Automatischer Pausenabzug, variable Pausen
- Tagespause nach Mindestanwesenheit
- Rundungsmöglichkeit auf 5, 10 oder 15 Minuten
- Variabler Tagesbeginn
- Überstundenlimit
- Kommt/Geht-Automatik
- Projektzeiten erfassen
Übersichten, Auswertungen, Reporte
- Monatsübersicht (drucken / exportieren)
- Saldo/Übertrag editierbar
- Mitarbeiterübersicht (Stunden, Gleitzeit, Urlaub, Resturlaub)
- An- / Abwesenheitsanzeige
- Monats- und Tagessollstunden
- Geleistete Überstunden
- Komplette Jahresübersicht
- Zeitraumkalender (Urlaub / Krankheit / Feiertage)
- Projektauswertungen
Verwaltung
- Passwortschutz
- Umfangreiche Benutzerrechteverwaltung
- Verwaltung beliebig vieler Mitarbeiter
- Projektverwaltung
- Tätigkeitsverwaltung
- Frei definierbare Abwesenheitsgründe
- Import / Export Mitarbeiter, Buchungen, Monatsdaten
- Datenexport (mind. per CSV oder ASCII)
- Automatische Datensicherung
- Terminalserver-Unterstützung
Anbindung von Zeiterfassungssystemen an ERP-Lösungen
Das Zeiterfassungssystem sollte idealerweise in die bestehende IT-Struktur eines Unternehmens integriert werden – z.B. per Schnittstelle an die Projekt- oder an die ERP-Software. Es gibt aber auch ERP-Lösungen, in der die Arbeitszeiterfassung als fester Bestandteil enthalten ist.
ERP-Software inklusive Zeiterfassung – die Vorteile
Beinhaltet eine ERP-Software die Arbeitszeiterfassung, liegen die Zeiten direkt im System vor, ohne dass sie manuell aus anderen Programmen übertragen werden müssen. In der Regel ermöglichen es diese ERP-Lösungen, die eingetragenen Arbeitszeiten einfach in Rechnung zu stellen. So entfällt der zusätzliche Aufwand bei der Abrechnung. Die unterschiedlichen Arbeitszeiten und Lohnmodelle können ganz leicht erfasst und sämtliche Abwesenheiten, wie z.B. Urlaub, im Voraus geplant und einkalkuliert werden.
Anbindung von Zeiterfassungssystemen an ERP-Lösungen
Zeiterfassungssoftware ist zwar häufig als Freeware erhältlich. Es gibt jedoch nur wenige kostenlose Lösungen, die den Ansprüchen eines größeren Unternehmens gerecht werden, da häufig der Funktionsumfang nicht ausreicht. Unternehmer, die alleine oder nur mit wenigen Mitarbeitern agieren, können jedoch problemlos ihre Zeiterfassung durch eine Freeware steuern.
Größere Unternehmen sollten sich besser für ein kostenpflichtiges Zeiterfassungssystem entscheiden. Nur so erhalten sie den Funktionsumfang und die Auswertungsmöglichkeiten, die sie für eine professionelle Arbeitszeiterfassung benötigen. Außerdem bieten Hersteller kostenpflichtiger Zeiterfassungssysteme in der Regel kompetenten Support an. So sind Fragen schnell geklärt, und die Zeiterfassungssoftware ist bei technischen Schwierigkeiten schnell wieder verfügbar.
Anbindung von Zeiterfassungssystemen an ERP-Lösungen
Für die Hersteller von Zeiterfassungssystemen sollte ein fairer Umgang mit Partnern und Anwendern die Basis der Firmenphilosophie sein. Software hat grundsätzlich eine kurze Lebensdauer und veraltet daher schnell. Deshalb entwickeln die Hersteller ihre Zeiterfassungssysteme ständig weiter und stellen die Updates meist automatisch zur Verfügung.
Diesen Leistungsumfang bieten Updates:
- Neue Programmfunktionen und Zusatzmodule: Jede Software lebt von den Rückmeldungen der Anwender aus der Praxis. Viele Verbesserungsvorschläge und Wünsche fließen jedes Jahr in die Updates ein.
- Vorgaben durch den Gesetzgeber: Regelmäßige Änderungen und Anpassungen der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder des Steuerrechtes werden durch die Updates ins Zeiterfassungssystem integriert, da diese sowohl die Rechnungslegung als auch das Finanzwesen und die Buchhaltung betreffen.
Aktualisierung und Entwicklung sämtlicher Schnittstellen: Die zunehmende Integration der EDV in betriebliche Abläufe erfordert Schnittstellen zu anderen Software-Lösungen und Institutionen, wie z.B.
- Datanorm und GEAB für den Bereich Handwerk
- DATEV für die Steuerberater
- ELSTER fürs Finanzamt
Diese Schnittstellen werden regelmäßig an neue Gegebenheiten und Anforderungen angepasst.
- Anpassung an neue Hardware und Betriebssysteme: In keinem anderen Bereich verläuft die technologische Entwicklung so rasant wie in der IT-Branche. Auch Zeiterfassungssysteme müssen laufend an neue Hardware oder Betriebssysteme angepasst werden.
- Adaption auf neue Programmiertechnologien: Die Werkzeuge und Technologien zur Softwareentwicklung, wie z.B. Programmiersprachen oder Datenbanken, werden ständig weiterentwickelt.
- Nachträgliche Erweiterungen der Software: Die meisten Software-Lösungen sind modular aufgebaut und damit individuell anpassbar. So können die Systeme jederzeit um zusätzliche Funktionen oder durch zusätzliche Arbeitsplätze erweitert werden, z.B. wenn das Unternehmen wächst.
- Schulung und Unterstützung durch die Hotline: Wer alle Updates seines Zeiterfassungssystems installiert, erhält bei den meisten Herstellern umfangreichen Support. Deshalb empfiehlt es sich, alle Updates zu installieren.
- Fehlerbehebung: Software wird von Menschen gemacht und somit sind auch Fehler in der Software grundsätzlich nicht auszuschließen. Wenn Fehler auftauchen, gehen Hersteller professioneller Arbeitszeiterfassungssysteme in der Regel so vor: Sie beheben den Fehler und stellen den Nutzern ein Update zur Verfügung. Nach Aufspielen des Updates läuft die Software wieder reibungslos.
Diesen Leistungsumfang bieten Updates:
Zeiterfassung ist für jedes Unternehmen sinnvoll. Welches Zeiterfassungssystem am besten zu Ihrer Firma passt, entscheiden verschiedene Faktoren, wie Unternehmensgröße oder Arbeitszeitmodelle. Grundsätzlich sollten Sie bei der Auswahl des geeigneten Zeiterfassungssystems nicht in erster Linie auf die Kosten, sondern vor allem auf den Funktionsumfang achten. Denn die meisten Systeme amortisieren sich innerhalb kurzer Zeit. Außerdem empfiehlt es sich, das Support-Angebot des Herstellers in die Entscheidung mit einzubeziehen.
